Drucker, Kopierer und Faxgeräte Ihres Unternehmens überwachen, mal einfach.

Willkommen zum UTAX smart FAQ Bereich

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu UTAX smart.
Wählen Sie einfach die Kategorie zu der Sie eine Frage haben, oder verwenden Sie die Suchfunktion.

Allgemein

• Warum zeigt die Onlinehilfe keinen Eintrag zu dem von mir gesuchten Thema an?
  Ich finde keine Antwort auf meine Problemstellung in der Onlinehilfe.

  Antwort:

  Die Onlinehilfe bezieht sich immer nur auf den Bereich, in dem Sie sich gerade befinden. Wechseln Sie daher in den Bereich, der Ihre Problemstellung betrifft und befragen Sie daraufhin die Onlinehilfe erneut.
• Wo bekomme ich weitere Informationen?
  Die Antwort auf meine Frage konnte ich in den FAQ nicht finden. Ich möchte einen telefonischen Ansprechpartner.

  Antwort:

  Weitere Informationen erhalten Sie in der Onlinehilfe im Menü "Hilfe" --> "Onlinehilfe" oder bei Ihrem zuständigen UTAX Fachhändler.
• Wo ist der Unterschied zwischen Basis- und der Vollversion?
  Ich verstehe nicht, worin der Unterschied besteht.

  Antwort:

  Die Basis- und die Vollversion unterscheiden sich im Funktionsumfang.
  In der Basisversion sind die grundlegenden Funktionen enthalten.
  In der Vollversion sind alle Funktionen enthalten, die sich u.a. zur Optimierung des Energieverbrauchs der eingesetzten Druck- und Kopiersysteme einsetzen lässt, Möglichkeiten zu statistischen Auswertungen bietet und viele weitere Funktionalitäten enthält.
  
  Ein Upgrade von der Basisversion auf die Vollversion ist jederzeit möglich. Ein Austausch der Hardware ist hierfür nicht erforderlich. Weiterführende Informationen finden Sie auch unter www.utax-smart.de.
   
• Warum brauche ich UTAX smart?
  Mir ist nicht klar, welchen Nutzen ich / mein Unternehmen durch UTAX smart habe / hat.

  Antwort:

  UTAX smart erleichtert Ihnen den Zugriff und die Verwaltung aller Druck- und Kopiersysteme. UTAX smart schafft Transparenz über Ihre Verbrauchsmaterialien und hilft Ihnen manuellen Aufwand zu reduzieren. Weiterführende Informationen finden Sie auch unter www.utax-smart.de.

Installation

• Was tue ich, wenn die Lizenz abgelaufen ist?
  Ich erhalte die Meldung "Lizenz abgelaufen".

  Antwort:

  Gerne berät Sie Ihr zuständiger UTAX Fachhändler, wie Sie UTAX smart weiter optimal nutzen können.
• Kann ich auch Geräte erfassen, die per USB an einen Arbeitsplatzrechner angeschlossen sind?
  Ich habe Geräte, die per USB an einen Arbeitsplatzrechner angeschlossen sind und möchte diese ebenfalls erfassen.

  Antwort:

  Um USB-Systeme zu erfassen verwenden Sie bitte den PrinterReader. Dieser kann über unter dem Menüpunkt "Hilfe" --> "Downloads" heruntergeladen werden und muss dann auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner installiert werden.
• Woher bekomme ich die Information, was als Proxy Server eingetragen werden soll?
  Ich weiß nicht, was ich eintragen soll.

  Antwort:

  Bitte fragen Sie hierzu den IT-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen.
• Wann kann der USB-Stick wieder abgesteckt werden?
  Ich weiß nicht, wann die Speicherung der Textdatei auf dem USB-Stick abgeschlossen ist.

  Antwort:

  Sobald Sie einen USB-Speicherstick (mit einer FAT- bzw. FAT32-Formatierung) an die Appliance anschließen, schreibt das System unmittelbar seine aktuelle Netzwerkkonfiguration in eine Textdatei auf den USB-Stick. Der ganze Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Nach spätestens 15 Sekunden können Sie den Stick sicher entfernen und die Textdatei an Ihrem Rechner auslesen.

Grundkonfiguration

• Wie kann ich mich mit LDAP/AD Benutzerkonten an UTAX smart anmelden?
  Ich möchte, dass sich jeder Mitarbeiter meines Unternehmens an UTAX smart anmelden kann, ohne dass ich alle Benutzerkonten manuell anlegen muss.

  Antwort:

  UTAX smart verfügt über eine LDAP/AD Integration für die Benutzeranmeldung. Sie können damit UTAX smart mit Ihrem bestehenden Anmeldeserver verknüpfen. Diese Funktion kann im Bereich "Mein Konto" --> "Benutzerverwaltung" --> "Optionen" konfiguriert werden.
  Weitere Informationen hierzu finden Sie in der zugehörigen Onlinehilfe.
• Was passiert im Falle einer Beschädigung der Appliance? Wird die Grundkonfiguration gespeichert?
  Wir hatten einen Netzwerkausfall / die Appliance wurde beschädigt.

  Antwort:

  Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen UTAX Fachhändler.
• Wie kann ich ein Backup meiner Daten und der Konfiguration erstellen?
  Ich möchte eine Datensicherung erstellen.

  Antwort:

  Ein Backup können Sie im Bereich "Wartung" --> "Daten sichern" erstellen. Im Backup sind bis auf die Netzwerkkonfiguration der Appliance sämtliche Einstellungen und Gerätedaten enthalten.
  UTAX smart bietet Ihnen auch die Möglichkeit, regelmäßig automatisch ein Backup zu erstellen.
  Die Konfiguration von automatischen Backups können Sie im Bereich "Konfiguration" --> "Grundeinstellungen" im Register "Systemoptionen" vornehmen.
• Wie installiere ich ein Update der Firmware?
  Es wird angezeigt, dass eine neue Version verfügbar ist. Wie kann ich diese Version installieren?

  Antwort:

  Um eine neue Version der Firmware zu installieren gehen Sie wie folgt vor:
   

  1. Erstellen Sie zuerst ein Backup Ihrer Daten. Klicken Sie dazu auf "Daten sichern" im Bereich "Wartung" und folgen Sie den Anweisungen.
  2. Wechseln Sie in den Bereich "Wartung" --> "Update der Firmware" und klicken Sie auf den Link um die aktuelle Version herunterzuladen.
  3.  Klicken Sie auf "Durchsuchen" und geben Sie den Speicherort der heruntergeladenen Firmware Datei an.
  4. Klicken Sie auf "Update installieren".

  
  Das System installiert die neue Version und führt einen Neustart durch. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.
• Wo finde ich die Seriennummer der Appliance?
  Ich benötige die Seriennummer der Appliance und weiß nicht, wo ich diese finde.

  Antwort:

  Die Seriennummer der Appliance steht auf dem Typenschild auf der Unterseite der Hardware. Alternativ können Sie sich diese auch in der Benutzeroberfläche anzeigen lassen. Wechseln Sie hierzu in den Bereich "Hilfe" --> "Über" und dann in das Register "Systeminformationen".
• Wie lautete der initiale Benutzername für die Anmeldung?
  Ich habe ein neues System erhalten oder das System wurde initialisiert und jetzt kann ich mich nicht mehr anmelden.

  Antwort:

  Im Auslieferungszustand ist der Benutzername "admin"; das Passwortfeld muss leer bleiben.
• Woher bekomme ich den Aktivierungskey?
  Ich werde bei der Einrichtung nach einem Aktiverungskey gefragt und weiß nicht wie dieser lautet.

  Antwort:

  Den Aktivierungskey erhalten Sie von Ihrem zuständigen UTAX Fachhändler.
• Wie kann ich HTTPS für die Weboberfläche von UTAX smart aktivieren?
  Ich möchte für die Verbindung zur Weboberfläche von UTAX smart eine sichere HTTPS-Verbindung nutzen.

  Antwort:

  Ab Version 5.0 der Firmware können Sie im Bereich "Konfiguration" --> "Grundeinstellungen"  --> "Netzwerkoptionen" in der Weboberfläche von UTAX smart die Einstellungen zur Sicherheit der Benutzeroberfläche anpassen.
  Hier können Sie HTTPS für die Benutzeroberfläche aktivieren. Sie können ein eigenes Zertifikat für die HTTPS-Verbindung hochladen. Alternativ kann UTAX smart automatisch ein selbstsigniertes Zertifikat erstellen.
  
  Diese Funktion steht nur in nur in der Vollversion zur Verfügung. Für ein Upgrade Ihrer Version setzten Sie sich mit Ihrem vertrieblichen Ansprechpartner in Verbindung.

Systemverwaltung

• Was kann ich bei der Fehlermeldung "Systemidentifizierung fehlgeschlagen" tun?
  Ich bekomme eine Fehlermeldung und weiß nicht, wie ich vorzugehen habe.

  Antwort:

  Diese Fehlermeldung wird Ihnen angezeigt, wenn UTAX smart feststellt, dass hinter der eingetragenen IP-Adresse des Systems sich nun ein anderes System meldet, als das in UTAX smart eingetragene.
  
  Prüfen Sie bitte, ob sich hinter der IP-Adresse auch die richtige Maschine verbirgt. Wenden Sie sich im Zweifel bitte an den IT-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen.
• Wie kann ich das Energiemanagement aktivieren?
  Ich möchte das Energiemanagement aktivieren.

  Antwort:

  Um diese Funktion zu nutzen, aktivieren Sie die Datenerfassung bitte unter "Konfiguration" --> "Grundeinstellungen" --> "Systemoptionen".
  
  Das Energiemanagement steht nur in nur in der Vollversion zur Verfügung. Für ein Upgrade Ihrer Version setzten Sie sich mit Ihrem vertrieblichen Ansprechpartner in Verbindung.
• Für mein System ist keine Seriennummer hinterlegt. Woran liegt das?
  Ich bekomme die Meldung "Für dieses System ist keine Seriennummer hinterlegt. Eine Bestellung ist daher nicht möglich."

  Antwort:

  Es kann vorkommen, dass bei Systemen die Seriennummer nicht ausgelesen werden kann. Sie können in der Gerätedetailseite  über die Funktion "Systemdaten bearbeiten" im Aktionzahnrad die Seriennummer für dieses System manuell ergänzen. Bitte beachten Sie, dass eine einmal eingetragene Seriennummer nicht mehr geändert werden kann.
• Warum wird mein Netzwerksystem nicht erfasst?
  Die Systemerkennung findet ein Netzwerksystem nicht.

  Antwort:

  Wird ein System durch die Systemerkennung nicht erkannt, so kann dies mehrere Ursachen haben.
   

  1. Vergewissern Sie sich, dass das System im Netzwerk von der Appliance aus erreichbar ist. Prüfen Sie dies über die "Ping Funktion" im Bereich "Wartung" --> "Testfunktionen"
  2. Vergewissern Sie sich, dass das System über das SNMP-Protokoll antwortet. Prüfen Sie dies über die SNMP-Scan Funktion im Bereich "Wartung"  --> "Testfunktionen". Antwortet das System hierauf nicht, überprüfen Sie ob SNMP eventuell am System deaktiviert ist oder eine andere Community verwendet wird.
  3. Prüfen Sie, ob nicht bereits ein System mit dieser IP-Adresse in der Systemübersicht verwaltet wird. Legen Sie dieses ggf. still und starten Sie die Systemerkennung erneut.
  4. Prüfen Sie, ob die IP-Adresse des Systems sich in den Ausschlussbereichen befindet. Die ausgeschlossenen IP-Adressen bzw. Hostnamen werden Ihnen im Bereich "Konfiguration" --> "Systemerkennung" im Register "Optionen" angezeigt. Entfernen Sie ggf. die IP-Adresse oder den Hostnamen und starten Sie die Systemerkennung erneut.
  5. Prüfen Sie den Zähler des Systems. Systeme können nur erfasst werden wenn der Totalzähler größer als 0 ist. Erstellen Sie ggf. einen Ausdruck und starten Sie die Systemerkennung erneut.
• Wie kann ich neue Systeme hinzufügen?
  Sie wollen ein oder mehrere Systeme hinzufügen.

  Antwort:

  Klicken Sie in der Systemübersicht auf den Button "Neues Gerät". Im sich öffnenden Dialog können Sie wählen, um welchen Systemtyp es sich handelt und wie dieser zu erreichen ist.
• Was ist AFM?
  Ich verstehe die Abkürzung nicht bzw. weiß nicht, was sich hinter der Abkürzung verbirgt.

  Antwort:

  AFM steht für Automatic Firmware Management. Durch AFM bietet UTAX smart ein hochautomatisiertes Verfahren an,
  um die Firmware der Druck- und Multifunktionssysteme von UTAX automatisch auf dem aktuellen Stand zu halten.
  
  AFM ist ab Version 5.0 von UTAX smart verfügbar.
• Wie funktioniert AFM?
  Ich benötige weitere Informationen darüber, wie AFM funktioniert und welche Vorteile es bietet.

  Antwort:

  Die UTAX smart Appliance im Netzwerk des Kunden überprüft fortlaufend, ob es Druck- und Multifunktionssysteme von UTAX gibt, für die eine aktualisierte Version der Firmware verfügbar ist.
  Ist bei einem oder mehreren Druck- und Multifunktionssystemen die Firmware veraltet, so lädt UTAX smart automatisch die Firmware herunter.
  Anschließend plant UTAX smart selbständig einen Zeitraum für das Update ein, in dem das Druck- oder Multifunktionssysteme im Regelfall nicht benutzt wird.
  Auf Wunsch benachrichtigt UTAX smart auch den Ansprechpartner des Systems oder den Administrator über das geplante Update und den Updateverlauf per E-Mail.
  Zusätzlich ist es möglich den Termin für ein anstehendes Update auch per Ausdruck am jeweiligen System anzukündigen.
  
  AFM ist ab Version 5.0 von UTAX smart verfügbar.
• Warum sind Updates der Firmware wichtig?
  Mir ist unklar, warum Firmware-Updates überhaupt installiert werden müssen.

  Antwort:

  Die Software von Druck- und Multifunktionssystemen wird nach der Markteinführung meist noch weiter entwickelt.
  Oftmals werden hier noch neue Funktionen zur Verfügung gestellt, Abläufe optimiert oder Probleme behoben.
  Weiter werden durch Updates der Firmware auch, ähnlich wie bei Updates für Computer oder Smartphone Betriebssysteme, gegebenenfalls vorhandene Sicherheitslücken geschlossen.
  Daher empfiehlt es sich stets darauf zu achten, dass die Firmware immer aktuell ist.
  Durch AFM prüft UTAX smart automatisch die Firmware-Versionen der Druck- und Multifunktionssysteme von UTAX und führt erforderliche Updates automatisch durch.
• Wie verhält sich AFM, wenn auf Drucksystemen eine speziell angepasste Firmware installiert ist?
  Auf unseren Druck- und/oder Multifunktionssystemen wurde eine speziell für uns angepasste Firmware-Version installiert. Wird diese dann durch ein Update durch eine reguläre Version ersetzt?

  Antwort:

  UTAX smart erkennt, ob auf Druck- und Multifunktionssystemen eine speziell angepasste Firmware Version installiert ist. Ist eine spezielle Firmware-Version installiert, so erfolgt kein automatisches Update der Firmware.

Tonerbestellung

• Wieso kann ich bei einem manuell verwalteten Gerät keine Farbtoner bestellen?
  Der Farbzähler wurde nicht erfasst.

  Antwort:

  Wählen Sie im Aktionszahnrad die Funktion "Zählerstand erfassen" und tragen Sie für das Zählwerk "Farbe" den aktuellen Zählerstand ein.
• UTAX smart zeigt Tonerstände plötzlich nicht mehr an.
  Der Originaltoner wird nicht erkannt.

  Antwort:

  Wird für eine Tonereinheit kein Füllstand mehr angezeigt, so erkennt das Druck- oder Multifunktionssystem den Toner nicht als Originaltoner. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren UTAX Fachhändler.
• Wie kann ich erkennen, wann der Toner zuletzt getauscht wurde?
  Ich möchte wissen, wann ich zuletzt Toner bestellt habe und wann zuletzt der Toner ausgetauscht wurde.

  Antwort:

  Wenn Sie in der Detailseite zu einem System innerhalb der Tonergrafik auf "Details anzeigen" klicken, werden Ihnen Informationen zur letzten Tonerbestellung sowie zum letzten Tonerwechsel angezeigt.
  
  Die Information über den letzten Tonerwechsel steht nur bei aktivierter externer Kommunikation zur Verfügung.
• Wie kann ich den Bestellwert für den Toner ändern?
   Toner wurde "zu spät" bestellt.

  Antwort:

  IOM (Intelligent Order Management) ist so konzeptioniert, dass es sich selbstständig Ihrem Verbrauch anpasst und rechtzeitig Toner bestellt.
  Sie können für Ihre Systeme im Bedarfsfall eine Tonerbestellung vorziehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  Öffnen Sie die Systemübersicht von UTAX smart und wählen Sie im Aktionszahnrad des Systems, für das Sie die Bestellung vorziehen wollen, die Funktion "Verbrauchsmaterial bestellen" aus.
• Wie kann ich manuell Toner bestellen?
  Ich muss in den nächsten Tagen auf meinem System einen größeren Druckauftrag drucken und hätte gerne vorab einen neuen Toner.

  Antwort:

  Sie können für Ihre Systeme eine Tonerbestellung vorziehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  Öffnen Sie die Systemübersicht von UTAX smart und wählen Sie im Aktionszahnrad des Systems, für das Sie die Bestellung vorziehen wollen, die Funktion "Verbrauchsmaterial bestellen" aus.
• Warum wird kein IOM-Symbol angezeigt?
  Es wird für ein System kein IOM-Symbol angezeigt und es erfolgt keine automatische Tonerbestellung.

  Antwort:

  Wird Ihnen das IOM-Symbol nicht angezeigt, ist IOM nicht aktiv oder wurde temporär deaktiviert.
  Die Information, ob IOM aktiv ist oder nicht wird regelmässig vom Server abgerufen. Daher kann es bei neu erfassten Systemen einige Zeit dauern, bis das IOM-Symbol angezeigt wird.
  Sollte das IOM-Symbol dennoch nicht angezeigt werden, kontaktieren Sie bitte hierzu Ihren zuständigen UTAX Fachhändler.
• Was ist bzw. macht IOM?
  Ich verstehe die Abkürzung nicht bzw. weiß nicht, was sich hinter der Abkürzung verbirgt.

  Antwort:

  IOM steht für Intelligent Order Management. IOM sorgt für eine bedarfsgerechte und vollautomatisierte Belieferung mit Verbrauchsmaterialien. Aufgrund der individuellen Nutzung eines Systems wird kontinuierlich der Zeitpunkt berechnet, zu dem eine Tonereinheit voraussichtlich leer sein wird. Darauf basierend wird der optimale Zeitpunkt für eine Nachbestellung errechnet. Beim Auslösen einer Bestellung wird zeitgleich analysiert, bei welchen Systemen mit der identischen Lieferadresse der Toner in den nächsten Tagen ebenfalls leerlaufen wird, sodass der Versand gebündelt erfolgen kann. Dies optimiert den logistischen Aufwand und kommt damit auch unserer Umwelt zugute.
• Warum wurde für mein System kein Toner geliefert?
  Wurde kein Toner geliefert so kann dies mehrere Ursachen haben:
   

  1. Das System wird nicht in UTAX smart verwaltet.
  2. IOM ist nicht aktiv, das IOM-Symbol wird in der Systemübersicht nicht angezeigt.
  3. Der Toner wurde an die falsche Adresse oder die falsche Abteilung geliefert.
  4. IOM wurde temporär deaktiviert, da das System über einen längeren Zeitraum nicht erfasst werden konnte.

  Antwort:

  1. Erfassen Sie das System über die Systemerkennung oder bei USB-Systemen mittels des PrinterReaders.
  2. Wenden Sie sich an Ihren zuständigen UTAX Fachhändler.
  3. Prüfen Sie über die Detailseite oder die Funktion  "Bestellungen anzeigen" im Aktionszahnrad des entsprechenden Systems ob ggf. bereits ein Toner bestellt wurde der an die falsche Adresse oder Abteilung geliefert wurde. Korrigieren Sie ggf. die Daten zur Lieferanschrift.
  4. Stellen Sie sicher, dass UTAX smart das System erreichen kann, bzw. prüfen Sie bei einem über USB angeschlossenen Drucker, ob der PrinterReader installiert ist.
• Wo sehe ich, ob bereits ein Toner bestellt wurde?
  Ich weiß nicht, ob für ein System bereits ein Toner bestellt bzw. zugestellt wurde.

  Antwort:

  Um einen Überblick zu bekommen, wann für ein System Toner bestellt wurde und in welchem Lieferstatus sich dieser befindet, gehen Sie wie folgt vor:
  Öffnen Sie die Systemübersicht und wählen Sie im Aktionszahnrad des Systems die Funktion "Detailansicht" aus. In der Detailseite werden Ihnen die Tonerfüllstände angezeigt. Klicken Sie hier auf "Details anzeigen" um sich für die jeweilige Tonereinheit die verbleibende Reichweite sowie den Sendungsstatus des Reservetoners anzeigen zu lassen.
  
  Alternativ können Sie sich auch im Bereich "Reporte" --> "Bestellhistorie" die Bestellungen aller verwalteten Systeme anzeigen lassen.

Zählerstände

• Wie führe ich die Zählerverifikation durch?
  Ich erhalte in der Systemübersicht die folgende Meldung:
  "Sie haben X Modelle in Verwaltung, für die der Abruf der Zählerstände noch nicht verifiziert wurde. Bitte klicken Sie hier, um die Überprüfung zu starten."

  Antwort:

  UTAX smart verwendet für die Zäherstandserfassung sogenannte Erfassungsmodule. Ist ein System UTAX smart bereits bekannt, so wird automatisch das richtige Erfassungsmodul zugeordnet. Ist das System noch nicht bekannt, so müssen Sie die Verifikation einmalig für jedes unbekannte Modell durchführen. Klicken Sie hierzu auf den Link innerhalb der Meldung, ein Assistent führt Sie dann durch die weiteren Schritte.
• Was tue ich, wenn mir "Fehlerhafter Zählerstand" angezeigt wird?
  Ich erhalte die Anzeige "Fehlerhafter Zählerstand".

  Antwort:

  UTAX smart hat einen fehlerhaften Zählerstand bemerkt. Dies ist der Fall, wenn der neu zu erfassende Zählerstand kleiner ist als der zuletzt erfasste. Prüfen Sie in diesem Fall, ob sich hinter der hinterlegten IP-Adresse auch das richtige System meldet.